Nhập hàng vào kho là bước đầu tiên để bắt đầu vận hành 1 cửa hàng và cũng là nghiệp vụ mà bạn phải thực hiện thường xuyên trong quá trình bán hàng. Hẳn nhiều người mới kinh doanh lần đầu sẽ băn khoăn không biết các bước nhập hàng vào kho như thế nào. 

Tạo phiếu nhập hàng

Bước 1: Tại menu Quản lý tồn kho bạn chọn menu con Nhập hàng -> Tạo phiếu nhập hàng

Bước 2: Tại màn hình tạo mới, bạn chọn nhà cung cấp mà bạn muốn mua hàng hoặc có thể tạo mới nếu chưa có thông tin nhà cung cấp này trên hệ thống.

Bước 3: Chọn kho nhập trong danh sách các kho đã tạo trong Cấu hình địa chỉ hoặc tạo kho mới nếu chưa có thông tin kho này trên hệ thống.

Bước 4: Nhập thông tin sản phẩm

Có 3 cách thực hiện bước này:

• Cách 1: Tìm kiếm và chọn trực tiếp sản phẩm cần nhập trên hệ thống - phù hợp khi bạn nhập không quá nhiều sản phẩm -> Điều chỉnh số lượng nhập, đơn giá, giảm giá cho sản phẩm (nếu có)

• Cách 2: Nhập danh sách sản phẩm bằng file excel - phù hợp với khi bạn cần nhập số lượng lớn sản phẩm và để ra số lượng cần nhập bạn phải tính toán và xử lý dữ liệu ở ngoài. Bạn chọn Nhập file danh sách -> Chọn tải file mẫu xls mẫu

Lưu ý:

• Bạn cần tạo sản phẩm có chứa SKU trước khi nhập file. Tính năng này không hỗ trợ tạo mới sản phẩm 

• Hệ thống hỗ trợ nhập tối đa 500 dòng sản phẩm/biến thể trên file dữ liệu.

• Cách 3: Quét barcode hoặc SKU sản phẩm (Sản phẩm cần được cập nhật SKU/barcode. Xem hướng dẫn tại đây)

Bước 5: Thêm chiết khấu trên tổng đơn nhập và các chi phí nhập hàng khác cần trả nhà cung cấp (nếu có)

Bên cạnh đơn giá sản phẩm được bán, nhà cung cấp cần thu thêm các chi khác như: vận chuyển, bảo hiểm hàng hoá... Những chi phí này cũng ảnh hưởng đến giá vốn hàng bán khi nhập hàng. Khi đó bạn có thể thêm các chi phí này vào phiếu nhập hàng.

    Xem thêm hướng dẫn chi tiết về quản lý các chi phí nhập hàng khác tại đây

Bước 7: Thêm các chi phí khác cần phải trả (không phải trả cho nhà cung cấp)

Trong một số trường hợp, khi nhập hàng sẽ có một số chi phi khác phải trả cho một đối tượng khác không phải nhà cung cấp, ví dụ như: Nhân công bóc xếp hàng hoá, chi phí lưu kho... Tất nhiên các chi phí này cũng làm gia tăng giá vốn hàng bán của bạn. Khi đó bạn có thể thêm các chi phí này vào phiếu nhập hàng.

Xem thêm hướng dẫn chi tiết về quản lý các chi phí nhập hàng khác tại đây

Bước 9 Chọn Nhập hàng để tạo phiếu nhập hàng

Thanh toán phiếu nhập hàng

1. Để thanh toán tiền cho đơn nhập hàng, bạn chọn Thanh toán -> chọn Thanh toán cho nhà cung cấp hoặc Thanh toán chi phí nhập khác (nếu có)

2. Chọn hình thức thanh toán (tiền mặt, chuyển khoản hoặc quẹt thẻ)

3. Nhập số tiền thanh toán trước cho nhà cung cấp nếu bạn chỉ thanh toán một phần phiếu nhập (không bắt buộc). Hoặc giữ nguyên số tiền nếu bạn thanh toán toàn bộ phiếu nhập -> chọn Thanh toán để hoàn tất

4. Bạn có thể xem lại trong Lịch sử thanh toán

Lịch sử trả hàng của phiếu nhập hàng

Mỗi phiếu nhập hàng có thể trả hàng nhiều lần cho đến khi hết số lượng sản phẩm trên phiếu nhập hàng, mỗi lần trả hàng, hệ thống sẽ ghi nhận lại trong lịch sử trả hàng. Bạn có thể xem lại lịch sử trả hàng trên từng phiếu nhập như sau:

1. Vào menu Quản lý tồn kho -> chọn Nhập hàng

2. Tìm kiếm và chọn phiếu nhập hàng muốn xem

3. Chọn vào tab Lịch sử trả hàng

In phiếu nhập hàng

1. Bạn vào trang chi tiết phiếu nhập mà bạn muốn in

2. Chọn In và thực hiện điều chỉnh thông số trước khi in

3. Chọn Print để hoàn tất

Trả hàng trên phiếu nhập

Ngoài thao tác tạo phiếu trả hàng nhập, bạn có thể thao tác trả hàng những sản phẩm trên phiếu nhập

1. Trên phiếu nhập, bạn chọn Trả hàng

2. Thực hiện nhập số lượng sản phẩm trả hoặc chọn dấu X để xóa sản phẩm khỏi phiếu trả

3.  Nếu bạn đã nhận tiền các sản phẩm trả từ nhà cung cấp, bạn chọn Đã thu nhà cung cấp -> chọn phương thức thanh toán -> chọn Thanh toán để hoàn tất