MỤC LỤC

Khi thực hiện bán hàng tại cửa hàng, quản lý ca là một thao tác cần thiết để Nhà bán hàng theo dõi ca trực của nhân viên và quản lý doanh thu của cửa hàng trong từng ca trực.

Để thực hiện chức năng Mở ca, Nhân viên cửa hàng thực hiện theo các bước sau:

  1. Từ Trang quản trị, trong phần Ứng dụng chọn Hararetail. 
  2. Tại màn hình làm việc của HaraRetail, chọn nút biểu tượng Menu

Trong menu, Nhà bán hàng chọn Quản lý ca và bắt đầu thực hiện các thao tác bán hàng và quản lý ca trực.


Lưu ý:

  • Để có thể quản lý ca, nhà bán hàng cần bật chức năng quản lý ca trong phần cấu hình. Để xem hướng dẫn cấu hình chức năng chuyển ca, Nhà bán hàng vào đây.
  • Nhà bán hàng cần cấu hình địa chỉ cho bán hàng trong trường hợp có nhiều cửa hàng, chi nhánh khác nhau. Mỗi trình duyệt chỉ có thể thiết lập một địa chỉ cửa hàng duy nhất. Nhà bán hàng xem hướng dẫn cấu hình địa chỉ tại đâThiết lập và thêm địa điểm bán hàngy.

1. Mở ca

Nhân viên mở ca khi bắt đầu ca làm việc.

Lưu ý: Chức năng mở ca chỉ có thể được thực hiện khi ca bán hàng trước đó đã được đóng ca.

Khi nhân viên thực hiện đăng nhập vào, nếu ca trước đó chưa được đóng, hệ thống sẽ hiển thị thông báo đóng ca

Nhân viên thực hiện việc đóng ca

Nhân viên thực hiện mở ca bằng cách chọn Mở ca


2. Điều chỉnh

Nhân viên thực hiện Điều chỉnh khi có sự thay đổi tiền mặt trong quá trình hoạt động trong ca như là Nạp tiền hay Rút tiền.

Việc theo dõi điều chỉnh giúp cho việc kiểm soát số tiền thực tế trong két được chính xác. Đồng thời, tránh được việc gian lận hay sai sót, chênh lệch nếu phát sinh trong quá trình bán hàng.

Lưu ý: 

  • Chức năng Điều chỉnh chỉ thực hiện được khi chức năng Theo dõi tiền mặt đã được mở trong cấu hình chuyển ca.
  • Chức năng Điều chỉnh chỉ có thể thực hiện nếu ca đó còn trong trạng thái mở.

Để thực hiện chức năng này, Nhân viên nhấp vào Điều Chỉnh.



Tùy theo từng trường hợp cụ thể mà Nhà bán hàng có thể: 

  • Rút tiền: Nhà bán hàng nhấp vào thẻ Rút tiền nhập Số tiền rút Ghi chú (nếu có).  Sau đó bấm Xác nhận.


  • Nạp tiền: Nhà bán hàng nhấp vào thẻ Nạp tiền nhập Số tiền nạp Ghi chú (nếu có).  Sau đó bấm Xác nhận.

Số tiền đã rút/nạp sẽ được hệ thống ghi nhận và được tính toán để cho ra kết quả chính xác nhất khi Đóng ca, và từ đó Nhân viên biết được chính xác lượng tiền mặt thực tế có trong két.

Nhân viên có thể thực hiện việc điều chỉnh nhiều lần trong ca bán hàng, chỉ cần bảo đảm số tiền rút ra phải ít hơn số tiền thực tế có trong két.

Sau khi điều chỉnh, hệ thống sẽ tự động ghi nhận lại thời gian thực hiện, nhân viên thực hiện, và số tiền điều chỉnh trong lịch sử hoạt động của ca bán hàng.


3. Đóng ca

Khi kết thúc ca bán hàng, Nhân viên lựa chọn chức năng Đóng ca để xác nhận và kiểm tra số tiền thực tế.

Khi chọn nút Đóng ca, Nhân viên sẽ đếm số tiền mặt có trong ca trực và nhập số tiền mặt hiện có trong Số tiền đếm được

Ô Ghi chú giúp Nhân viên chú thích cho các trường hợp phát sinh thêm trong ca.

Sau khi Nhập Số tiền đếm đượcGhi chú, Nhân viên bấm Xác nhận.


Sau khi Xác nhận, Nhân viên có thể lựa chọn Nạp tiền hay Rút tiền tùy theo trường hợp trong ca.
- Nạp tiền: khi nhân viên nhận thêm tiền mặt vào két
- Rút tiền: khi nhân viên muốn rút tiền trong ca làm việc

Việc viết Ghi chú cho các trường hợp Nạp/Rút tiền được khuyến cáo thực hiện nhằm giúp cho kiểm soát các nguyên nhân khi lượng tiền mặt trong két có sự thay đổi được tốt hơn.

  • Trường hợp Nạp tiền: Hệ thống sẽ ghi nhận lại số tiền được cộng vào. Số tiền được nạp có kí hiệu +
  • Trường hợp Rút tiền: Hệ thống sẽ ghi nhận lại số tiền được lấy ra. Số tiền có kí hiệu -


Lưu ý: 

  • Hệ thống sẽ ghi nhận lại tên của nhân viên mở và đóng ca của cửa hàng, chi nhánh đó.
  • Hệ thống hiển thị khoản tiền rút/nạp khi nhân viên thực hiện thao tác này. Số tiền rút không vượt quá số tiền tối đa đang có. 

4. Xem chi tiết doanh thu

Giao diện của trang Quản lý ca chia làm hai phần:

  • Phần bên trái là các ca bán hàng trong các ngày.
  • Phần bên phải là hoạt động trong ca bán hàng đó.


Doanh thu trong ca sẽ được thể hiện qua ba cột:

  • Số tiền (số tiền ghi nhận được theo từng phương thức thanh toán)
  • Hoàn tiền (số tiền hoàn theo từng phương thức thanh toán)
  • Tổng tiền (số tiền thực nhận theo từng phương thức thanh toán)

Bảng chi tiết doanh thu bao gồm các dòng, tương ứng với các phương thức thanh toán: 

  • Tiền Mặt
  • Visa/Master
  • Chuyển khoản

Các dòng này chỉ xuất hiện khi phương thức thanh toán đó được thực hiện trong ca bán hàng.

Các đơn hàng thanh toán theo phương thức COD không được ghi nhận doanh thu trong bảng chi tiết này.

Lưu ý: Doanh thu và số tiền hoàn chỉ chịu ảnh hưởng từ đơn hàng bị hủy khi đơn hàng bị hủy cùng ca và chi nhánh bán hàng