Tính chất đặc thù của cửa hàng bán lẻ là nhân viên thường được chia theo ca làm việc, điều này khiến cho việc quản lý nhân viên càng khó và đòi hỏi nhiều công sức hơn. Thực tế cho thấy bán hàng theo ca không thể thiếu công cụ hỗ trợ là phần mềm bán hàng. Mở ca, kết ca, bàn giao ca và quản lý tiền mặt đều dễ dàng thực hiện trên phần mềm, giúp cho việc quản lý ca làm việc không còn mệt mỏi và tốn thời gian như trước.

Giao ca

Phiên bán hàng thường bắt đầu bằng việc bàn giao lại kết quả của phiên trước cho phiên sau, quan trọng nhất vẫn là bàn giao số tiền mặt hay doanh thu bán hàng. Rõ ràng việc kiểm đếm và trao tay tiền mặt cần được hạn chế vì rủi ro có thất thoát hoặc nhầm lẫn rất cao, nhất là vào thời điểm cuối ca mệt mỏi.

Bằng việc sử dụng phần mềm quản lý bán hàng, chỉ trong ít phút là giao ca đã hoàn thành, nhân viên ca trước có thể nhanh chóng ra về và nhân viên ca tiếp theo có đầy đủ thông tin cho ca bán hàng của mình.

Quản lý tiền mặt

Chứng từ thu - chi tiền mặt rất quan trọng trong bán hàng, đặc biệt là hóa đơn, các phiếu thu, phiếu chi cho việc phát sinh… Rất nhiều trường hợp nhân viên không minh bạch thu - chi khiến cho nhà quản lý rối tung và không thể xác định được vấn đề nằm ở đâu khi hạch toán. Vì vậy chứng từ nên được lưu trữ và quản lý trên hệ thống.

Kiểm hàng cuối ca

Kiểm hàng là hoạt động kiểm tra số hàng hóa đã bán trên hóa đơn với số hàng hóa trên kệ tại một thời điểm thực tế. Người quản lý cùng với nhân viên nên thực hiện kiểm hàng để phát hiện ra nhầm lẫn hoặc mất mát hàng hóa nếu có.

Khi kiểm hàng bằng phần mềm, bạn có thể dễ dàng xuất in danh sách hàng hóa đã bán trong mỗi ca làm việc và thực hiện đối chiếu. Kiểm hàng thường xuyên, kiểm hàng vào cuối mỗi ca được khuyến khích để việc quản lý nhân viên trở nên chặt chẽ và nhà quản lý kịp thời đưa ra những nhắc nhở cho ca làm sau làm việc tốt hơn.