Kiểm kho là một hoạt động thường xuyên được các cửa hàng thực hiện để kiểm kê số lượng và tình trạng của hàng hóa trong kho nhằm nắm được lượng chêch lệch giữa con số được lưu trên sổ sách với số lượng thực tế. Thông thường, việc kiểm kho được thực hiện theo tuần, tháng, quý hay năm tùy theo quy mô và số lượng hàng của cửa hàng đó. Việc kiểm kho thường được giao cho các nhân viên kho, tuy nhiên chủ cửa hàng cũng có thể phân quyền cho các nhân viên khác để cùng làm công việc này.



Đối với các phần mềm quản lý bán hàng, khi lập một phiếu kiểm kho, nhân viên kiểm kho cần có các thông tin về mặt hàng, số lượng tồn kho được lưu trên hệ thống, số lượng thực tế đếm được. Hệ thống sẽ tự động tính ra số lượng chêch lệch. Sau đó hệ thống sẽ xuất ra một phiếu kiểm kho với những thông tin về ngày lập phiếu, ngày cân bằng kho, người lập phiếu, mặt hàng được kiểm kho, số lượng tồn, số lượng kiểm thực tế và chêch lệch. Ngoài ra, với những mặt hàng bạn mới tạo ra thì hệ thống cũng sẽ tự động lập một phiếu kiểm kho để tự động cân bằng số lượng của hàng hóa đó.