Khách hàng khi mua phải hàng lỗi, không đúng yêu cầu hoặc hàng đã hết hạn sử dụng thì tất nhiên sẽ mang chúng trả lại cho cửa hàng. Điều tương tự cũng diễn ra với các nhà cung cấp. Nếu bạn nhập về một lô hàng không đúng quy cách, yêu cầu hay lô hàng bị hư hại, tất nhiên bạn cũng sẽ trả lại chúng cho nhà cung cấp. Giao dịch trả hàng này cũng tương tự như việc khách hàng trả lại hàng đã mua, kèm theo việc người bán phải hoàn lại khoản tiền mà người mua đã trả (hoặc đổi mặt hàng có giá trị tương đương cho người mua). Một số điều khoản về việc trả lại hàng cũng sẽ được áp dụng bởi nhà cung cấp (chấp nhận trả hàng khi không quá bao nhiêu ngày; nguyên nhân gây hư hại hàng hóa không xuất phát từ phía cửa hàng…) Cùng với việc trả hàng cho nhà cung cấp, số lượng tồn kho của mặt hàng được trả sẽ giảm xuống (ngược lại với việc khách hàng trả hàng - lượng tồn kho tăng).



Đối với các phần mềm quản lý bán hàng, khi thực hiện trả hàng nhập, giá nhập vào của sản phẩm sẽ được hệ thống hiển thị và bạn có thể nhập giá trả lại cùng với số lượng trả lại (tùy theo thiết lập của bạn). Mọi thông tin về giao dịch đều được lưu lại trong mục trả hàng nhập với đầy đủ thông tin về thời gian, nhà cung cấp, lượng hàng trả, tổng giá trị, trạng thái.