“Mua hàng” là một khái niệm không phải mới nhưng cũng gây không ít khó khăn cho các nhà quản trị. Đó là một hoạt động không thể thiếu và thậm chí quyết định năng lực cạnh tranh của chính doanh nghiệp với các đối thủ trong lĩnh vực của mình.

Nói một cách đơn giản hơn, doanh nghiệp không mua hàng thì sẽ không có nguyên vật liệu, hàng hóa phục vụ cho sản xuất và kinh doanh của mình. Hoặc nếu có mua hàng mà việc quản trị không tốt thì sẽ ảnh hưởng nghiêm trọng tới quá trình sản xuất và cung cấp hàng hóa cho khách hàng. Nó gây ảnh hưởng tới toàn bộ dây chuyền và hoạt động sản xuất kinh doanh không chỉ trong bản thân doanh nghiệp mà còn tác động gián tiếp tới doanh nghiệp khác trong chuỗi cung ứng mà nó tham gia.

Quy trình mua hàng cơ bản

Các số liệu căn cứ ở trên sẽ phát huy hiệu quả của mình khi được vận dụng kết hợp linh hoạt trong từng doanh nghiệp cụ thể. Song nếu không có quy trình làm việc phù hợp, các số liệu trên đôi khi sẽ trở thành mớ hỗn độn cho nhân viên phụ trách.

Dưới đây, chúng ta sẽ cùng tham khảo quy trình làm việc chuẩn và đơn giản nhất cho bộ phận mua hàng.

  • Quy trình mua hàng sẽ bắt đầu bằng nhu cầu mua hàng hóa, nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất. Nhu cầu đó có thể bắt nguồn từ kế hoạch sản xuất, dự báo nhu cầu nguyên vật liệu của doanh nghiệp hoặc nhu cầu của 1 bộ phận. Từ đó, bộ phận cần mua sẽ lập đề nghị mua hàng gửi đến Phòng thu mua.
  • Nhân viên mua hàng sẽ căn cứ vào đề nghị mua hàng để tìm kiếm các NCC, yêu cầu báo giá từ các NCC khác nhau để so sánh giá, điều kiện/ điều khoản, thời gian giao hàng… từ đó lựa chọn ra nhà NCC tốt nhất. Hoặc lấy thông tin từ các đơn hàng trước đó để yêu cầu báo giá (đối với các NCC đã giao dịch trước đó).
  • Sau đó, nhân viên sẽ lập đơn hàng mua (PO) hoặc hợp đồng mua đối với các nguyên vật liệu, hàng hóa cần mua đối với NCC để tiến hành đặt hàng. Việc lập PO trước hay Hợp đồng trước phụ thuộc vào thông lệ/ tập quán của doanh nghiệp hay tính chất hợp đồng… Tiến hành chuyển cho trưởng bộ phận kiểm duyệt.
  • Trường hợp đơn hàng có sai sót, đơn hàng sẽ được trả lại cho nhân viên phụ trách kiểm tra và thực hiện lại. Nếu không có vấn đề gì, trưởng bộ phận sẽ duyệt và đơn hàng được chuyển đến NCC để đặt hàng.
  • Tiếp theo, khi NCC giao hàng đến, bộ phận tiếp nhận/ nhập hàng sẽ có trách nhiệm kiểm đếm và kiểm tra tình trạng hàng hóa bằng phương pháp cảm quan. Tại đây, biên bản ghi nhận sẽ được thực hiện để ghi nhận số lượng giao hàng thực tế và tình trạng hư hỏng nếu có.
  • Trong trường hợp có hàng hóa hư hỏng, nhân viên mua hàng sẽ thực hiện trả lại hàng cho NCC để trừ công nợ (hoặc hoàn lại tiền hàng).
  • Cuối cùng là bước thanh toán tiền hàng cho NCC được thực hiện ở bộ phận kế toán.

Lưu ý quan trọng

Tất cả các bước trong quy trình phải luôn được thực hiện một cách khách quan bởi nhân viên được phân công tránh việc chồng chéo công việc. Bên cạnh đó còn có thể giúp doanh nghiệp thực hiện việc kiểm tra chéo và đánh giá KPI giữa các nhân viên liên quan với nhau.

Số liệu ở các bước thực hiện phải được ghi nhận đầy đủ, kịp thời phục vụ cho việc thống kê đánh giá. Ví dụ, thời gian giao hàng dự kiến và thời gian giao hàng thực tế phải được thống kê đầy đủ để đánh giá năng lực thực hiện đơn hàng của NCC hoặc tương tự với tình trạng hàng hóa (số lượng thực giao và số lượng hàng trả lại…).