Khi bạn mới bắt đầu sử dụng HaraRetail và có từ hơn hai cửa hàng trở lên, Haravan cho rằng bạn nên đi theo quy trình sau:


GIAI ĐOẠN 1 - ĐĂNG NHẬP VÀ KHỞI TẠO


Các hoạt động này chủ yếu tập trung cho Tài khoản CHỦ SỞ HỮU (trừ các hoạt động thiết lập thiết bị), và cũng chỉ có chủ sở hữu mới có quyền thực hiện các thao tác sau.


Sau khi hoàn thành được các bước trong giai đoạn 1, bạn sẽ nắm được các cách thiết lập và cấu hình cần thiết cho cửa hàng.


1. Đăng nhập hệ thống


Việc đăng nhập này bao gồm hai việc:


1.1. Đăng ký và Đăng nhập vào HaraRetail


Xem hướng dẫn thao tác thực hiện Đây.


1.2. Đăng nhập vào Haravan


Đăng nhập trực tiếp tại Đây.


2. Khởi tạo địa chỉ


Địa chỉ chính là các cửa hàng và kho mà bạn đang có. Bạn cần đưa thông tin liên quan đến địa chỉ để hệ thống có dữ liệu để bán hàng và quản lý.


Để có thể hoạt động, bán hàng và quản lý kho, bạn cần tạo địa chỉ trên trang dữ liệu Haravan.


Xem hướng dẫn thao tác thực hiện Đây.


3. Phân quyền cho nhân viên


Việc tiếp theo thực sự quan trọng là phân quyền cho nhân viên.


Để hoàn thành được việc này, bạn thực hiện các bước:


3.1. Tạo các nhóm quyền


Quyền quản trị là một vấn đề nhạy cảm. Chủ sở hữu có thể muốn nhân viên này có được quyền quản trị này (thao tác tương ứng với vị trí công việc), nhưng không có quyền quản trị kia (biết được các thông tin không cần thiết, thao tác sai,..). Do đó, việc tạo các nhóm quyền (nhóm tài khoản) giúp Chủ sở hữu giải quyết yêu cầu trên.


bạn cần tạo nhóm tài khoản trên trang Haravan và hiểu về các quyền tài khoản.


Xem chi tiết hơn:


Bạn có thể tham khảo việc phân chia nhóm tài khoản theo chức trách như: Nhân viên quản lý nhiều cửa hàng, Cửa hàng trưởng, Kho, Thu ngân,...


3.2. Tạo tài khoản nhân viên


Để có nhân viên quản trị cho cửa hàng, bạn cần tạo danh sách quản trị trên trang Haravan. Thao tác này gọi là Thêm tài khoản quản trị viên.     


Xem hướng dẫn thao tác thực hiện tại Đây.


3.3. Thêm nhóm tài khoản cho nhân viên 


Sau khi đã định hình được các nhóm tài khoản thích hợp, cũng như đã có danh sách quản trị viên trên trang Haravan, việc Chủ sở hữu cần làm là thêm quyền tài khoản thích hợp cho quản trị viên, bằng cách Thêm quản trị viên vào nhóm tài khoản.


Xem hướng dẫn thao tác thực hiện �tại Đây.


3.4. Thêm nhân viên vào địa chỉ


Để có thể bán hàng tại địa chỉ, nhân viên quản trị cũng cần được cấu hình cho một (nhiều) địa chỉ bán hàng. Thao tác này gọi là Thêm nhân viên vào địa chỉ.


Xem hướng dẫn thao tác thực hiện tại Đây.


4. Tạo các dữ liệu cơ sở


Có hai loại dữ liệu thực sự cần thiết cho hệ thống:


4.1. Sản phẩm


Dữ liệu về số lượng là vô cùng cần thiết. Bạn không thể nào bán hàng mà không có sản phẩm.


Theo Haravan, bạn cần được biết về cách tạo sản phẩm cũng như ý nghĩa của các thông tin trên sản phẩm. Việc tạo dữ liệu được thực hiện trực tiếp trên hệ thống dữ liệu Haravan.


Xem hướng dẫn thao tác thực hiện tại Đây.


Lưu ý là bạn cần đảm bảo cho sản phẩm hai điều kiện sau:

  1. Sản phẩm phải có barcode.
  2. Sản phẩm phải Có quản lý tồn kho.


4.2. Khách hàng


Khác với sản phẩm, dữ liệu về khách hàng không mang tính bắt buộc. Tuy nhiên, nếu đã có loại dữ liệu này, bạn nên nhập dữ liệu vào hệ thống. như vậy mới thuận lợi hơn khi nhân viên thao tác bán hàng cũng như đảm bảo quyền lợi mua hàng (Khuyến mãi, Tích điểm) cho Khách mua hàng.


Xem hướng dẫn thao tác thực hiện tại Đây.


5. Cấu hình trên HaraRetail 


5.1. Chọn chi nhánh


Sau khi tạo xong địa chỉ trên Haravan, bạn cần chọn địa chỉ này HaraRetail để hệ thống ghi nhận hoạt động cho địa chỉ được chọn. Trong HaraRetail, thao tác này gọi là Đổi chi nhánh bán hàng.


Xem hướng dẫn thao tác thực hiện tại Đây.


5.2. Cấu hình cho POS Desktop

Việc bán hàng cho địa chỉ sẽ tuân theo các cấu hình POS Desktop cho địa chỉ đó. Nếu bạn không thực hiện thiết lập, hệ thống sẽ lấy theo cấu hình mặc định của POS Desktop. 


Thực tế mỗi tổ chức sẽ có các quy tắc và cách thức hoạt động khác nhau, và Haravan cũng tin rằng bạn cần được hiểu về các thiết lập.


Cấu hình này bao gồm các hoạt động:

  1. Cấu hình hóa đơn. Xem hướng dẫn thao tác thực hiện tại đây.
  2. Cấu hình chuyển ca. Xem hướng dẫn thao tác thực hiện tại đây.
  3. Cấu hình bán hàng. Xem hướng dẫn thao tác thực hiện tại đây.
  4. Cấu hình chung. Xem hướng dẫn thao tác thực hiện tại đây.


6. Hướng dẫn nhân viên đăng nhập và kiểm tra phân quyền


Sau khi Chủ sở hữu thực hiện xong các bước đăng nhập, khởi tạo và cấu hình, HaraRetail gần như đã sẵn sàng để sử dụng. Lúc này, việc thực hiện cần thiết là Chủ sở hữu cho quản trị viên đăng nhập vào HaraRetail cũng như Haravan, cũng như kiểm tra các phần quyền đã đúng chưa.


Hiểu thêm về các các quyền tài khoản trong bài viết Hiểu về tài khoản.


7. Kiểm tra hoạt động của thiết bị phần cứng


Để có thể thực hiện được thao tác này, bạn cần có các thiết bị phần cứng từ trước đó, cũng như đảm bảo được các thiết bị này sẵn sàng hoạt động được.


Các thiết bị phần cứng cần thiết để hoạt động có rất nhiều, trong đó cần thiết nhất là ba thiết bị:

  1. Máy in barcode
  2. Máy quét barcode
  3. Máy in hóa đơn


Để các thiết bị này hoạt động và tương thích được trên hệ thống HaraRetail, ngoài việc đảm bảo được về mặt thiết bị, bạn cũng cần thiết lập các cấu hình liên quan:

  • Thiết lập cho máy in hóa đơn.

GIAI ĐOẠN 2 - BÁN HÀNG 


Các hoạt động trong giai đoạn phù hợp với cấp độ nhân viên. Dù vậy, Chủ sở hữu có thể thực hiện các hoạt động này thay thế cho nhân viên.


Sau khi hoàn thành các thao tác trong giai đoạn này, bạn sẽ nắm bắt được các thao tác bán hàng, các hoạt động liên quan đến bán hàng, in được hóa đơn và biết cách xem các báo cáo doanh số cơ bản.


Việc bán hàng của nhân viên sẽ bao gồm các hoạt động cần thiết sau:


6. Tạo đơn hàng


Hoạt động này được tạo ra khi Khách mua hàng đưa ra yêu cầu và nhân viên bán hàng thực hiện việc tạo đơn hàng trên hệ thống.


Một đơn hàng được tạo ra sẽ bao gồm các hoạt động: thêm sản phẩm vào giỏ hàng, lựa chọn hình thức khuyến mãi, thêm khách hàng, các thông tin cho đơn hàng, lựa chọn phương thức thanh toán


Xem hướng dẫn thao tác thực hiện tại Đây.


7. Thực hiện đổi trả


Khi một đơn hàng đã phát sinh và hoàn thành, việc cho phép đổi trả giúp Khách mua hàng an tâm hơn khi mua hàng. Và khi Khách mua hàng đến cửa hàng để yêu cầu đổi trả, nhân viên bán hàng sẽ thực hiện đổi trả ngay trên hệ thống.


Xem hướng dẫn thao tác thực hiện tại Đây.


Bạn cũng cần lưu ý đến việc đổi trả cùng chi nhánh và khác chi nhánh; đổi trả một lần hay nhiều lần; đổi trả một phần hay toàn phần. Xem chi tiết và thực hiện Cấu hình đổi trả hàng trong phần Cấu hình bán hàng của HaraRetail.


Xem hướng dẫn thao tác thực hiện tại Đây.


8. Xem Báo cáo bán hàng


Báo cáo bán hàng cung cấp cho bạn các dữ liệu về doanh số theo từng chi nhánh cũng như nhiều chi nhánh.


Các loại báo cáo mà bạn có thể xem bao gồm:

  • Báo cáo doanh số theo ngày
  • Báo cáo sản phẩm
  • Báo cáo nhân viên


Đây là loại báo cáo chỉ xem được cho chi nhánh đang bán hàng. (Thay đổi chi nhánh bằng cách chọn Đổi chi nhánh bán hàng và chọn xem Báo cáo). Xem chi tiết hướng dẫn tại Đây.


Bên cạnh đó, bạn cũng có thể xem báo cáo khách hàng cho chi nhánh, trong phần Báo cáo Khách hàng của Bán hàng Bán hàng trên Haravan.


Để xem thêm về báo cáo doanh số cho chuỗi cửa hàng, bạn xem phần Báo cáo Chi nhánh của Bán hàng Bán hàng trên Haravan. 


Xem chi tiết bài hướng dẫn về Báo cáo bán hàng tại Đây.


GIAI ĐOẠN 3 - QUẢN LÝ KHO


Giao đoạn quản lý phù hợp với Nhân viên cấp độ Quản lý hay Chủ sở hữu. Các thao tác trong giai đoạn này cung cấp cho bạn biết cách tạo các phiếu và cách quản lý kho, biêt cách xem báo cáo, kiểm soát được các vấn đề xuất nhập.


Có thể chia giai đoạn nhỏ: Thao tác về khoXem báo cáo kho


Hoạt động trong giai đoạn Quản lý kho bao gồm các hoạt động quản lý:


9. Quản lý Nhà phân phối


Để có thể bán hàng, một điều rõ ràng là bạn cần có hàng hóa. Để có hàng hóa, nếu bạn không phải là doanh nghiệp tự sản xuất và kinh doanh, bạn cần có nhà phân phối, là những nhà cung ứng hàng cho hoạt động kinh doanh của cửa hàng. 


Việc quản lý Nhà phân phối giúp bạn nắm bắt được thông tin cũng như biết cách quản lý tốt hơn.


HaraRetail hỗ trợ bạn quản lý Nhà phân phối trực tiếp trên trang Haravan. Thao tác mà bạn cần thực hiện là tạo danh sách Nhà phân phối, và có thể xóa khi cần.


Xem hướng dẫn thao tác thực hiện �tại Đây.


11. Quản lý Phiếu mua hàng


Phiếu mua hàng trong Haravan được định nghĩa là một chứng từ để ghi nhận nghiệp vụ mua hàng.


Xem hướng dẫn thao tác thực hiện tại Đây.


Bạn nên biết các thao tác về tạo phiếu mua hàng, In phiếu mua hàng, tra cứu phiếu mua hàng.

12. Quản lý Phiếu điều chỉnh


Bạn thực hiện điều chỉnh khi có sai lệch tồn kho, hay cho những trường hợp hàng hóa hỏng hóc, thâm hụt, mua hàng nhận nhiều lần, cần thực hiện điều chỉnh.


Xem hướng dẫn thao tác thực hiện tại Đây.


Bạn nên biết về các thao tác tạo phiếu điều chỉnh, in phiếu điều chỉnh, tra cứu phiếu điều chỉnh, hoàn điều chỉnh.



13. Quản lý Phiếu điều chuyển


Phiếu điều chuyển giúp bạn tạo được các luân chuyển hàng hóa từ kho A sang kho B, nhằm phục vụ cho các hoạt động kinh doanh, quản lý hàng lỗi, sản xuất mới,...


Các thao tác về phiếu điều chuyển bạn cần nắm bắt được là tạo phiếu điều chuyển, xác nhận xuất phiếu, xác nhận nhập, in phiếu.


Xem hướng dẫn thao tác thực hiện tại Đây


14. Xem báo cáo tồn kho 


Các có loại báo cáo tồn kho khác nhau, mà dữ liệu được ghi nhận và tài khoản trên phần Báo cáo tồn kho của Haravan.


Xem chi tiết bài Báo cáo tồn kho, với các loại báo cáo:

  • Báo cáo Tồn kho 
  • Báo cáo Điều chỉnh
  • Báo cáo Điều chuyển hàng hóa
  • Báo cáo mua hàng hóa