Để thực sự sử dụng được HaraRetail, Haravan khuyến cáo một quy trình bao gồm các bước:


GIAI ĐOẠN 1 - CHUẨN BỊ TRƯỚC KHI BÁN HÀNG


Các hoạt động này chủ yếu tập trung cho Tài khoản CHỦ SỞ HỮU (trừ các hoạt động thiết lập thiết bị), và cũng chỉ có chủ sở hữu mới có quyền thực hiện các thao tác sau.


Sau khi hoàn thành được các bước trong giai đoạn 1, bạn sẽ nắm được các cách thiết lập và cấu hình cần thiết cho cửa hàng.


1. Đăng nhập hệ thống


Việc đăng nhập này bao gồm hai việc:


1.1. Đăng ký và Đăng nhập vào HaraRetail


Xem hướng dẫn thao tác thực hiện tại Đây.


1.2. Đăng nhập vào Haravan


Đăng nhập trực tiếp tại Đây.


2. Khởi tạo và cấu hình địa chỉ


Để bán hàng, bạn cần có cửa hàng và cửa hàng này được ghi nhận trên hệ thống HaraRetail.


Việc này bao gồm các thao tác sau:


2.1. Tạo địa chỉ


Để có thể hoạt động, bán hàng và quản lý kho, bạn cần tạo địa chỉ trên trang dữ liệu Haravan.


Xem hướng dẫn thao tác thực hiện tại Đây.


2.2. Chọn chi nhánh


Sau khi tạo xong địa chỉ trên Haravan, bạn cần chọn địa chỉ này HaraRetail để hệ thống ghi nhận hoạt động cho địa chỉ được chọn. Trong HaraRetail, thao tác này gọi là Đổi chi nhánh bán hàng.


Xem hướng dẫn thao tác thực hiện tại Đây.


2.3. Cấu hình cho chi nhánh


Việc bán hàng cho địa chỉ sẽ tuân theo các cấu hình HaraRetail cho địa chỉ đó. Nếu bạn không thực hiện thiết lập, hệ thống sẽ lấy theo cấu hình mặc định của HaraRetail. 


Thực tế mỗi tổ chức sẽ có các quy tắc và cách thức hoạt động khác nhau, và Haravan cũng tin rằng bạn sẽ cần được hiểu về các thiết lập.


Cấu hình này bao gồm các hoạt động:

  1. Cấu hình chuyển ca. Xem hướng dẫn thao tác thực hiện tại Đây.
  2. Cấu hình bán hàng. Xem hướng dẫn thao tác thực hiện tại đây.
  3. Cấu hình chung. Xem hướng dẫn thao tác thực hiện tại đây.


3. Tạo các dữ liệu cơ sở


Có hai loại dữ liệu thực sự cần thiết cho hệ thống:


3.1. Sản phẩm


Dữ liệu về số lượng là vô cùng cần thiết. Bạn không thể bán hàng mà không có sản phẩm.


Theo Haravan, bạn cần được biết về cách tạo sản phẩm cũng như ý nghĩa của các thông tin trên sản phẩm. Việc tạo dữ liệu được thực hiện trực tiếp trên hệ thống dữ liệu Haravan.


Xem hướng dẫn thao tác thực hiện tại Đây.


Lưu ý là Bạn cần đảm bảo cho sản phẩm hai điều kiện sau:

  1. Sản phẩm phải có barcode.
  2. Sản phẩm phải Có quản lý tồn kho.


3.2. Khách hàng


Khác với sản phẩm, dữ liệu về khách hàng không mang tính bắt buộc. Tuy nhiên, nếu đã có loại dữ liệu này, bạn nên nhập dữ liệu vào hệ thống. như vậy mới thuận lợi hơn khi nhân viên thao tác bán hàng cũng như đảm bảo quyền lợi mua hàng (Khuyến mãi, Tích điểm) cho Khách mua hàng.


Xem hướng dẫn thao tác thực hiện tại Đây.


4. Kiểm tra hoạt động của thiết bị phần cứng


Để có thể thực hiện được thao tác này, bạn cần có các thiết bị phần cứng từ trước đó, cũng như đảm bảo được các thiết bị này sẵn sàng hoạt động được.


Các thiết bị phần cứng cần thiết để hoạt động có rất nhiều, trong đó cần thiết nhất là ba thiết bị:

  1. Máy in barcode
  2. Máy quét barcode
  3. Máy in hóa đơn


Để các thiết bị này hoạt động và tương thích được trên hệ thống HaraRetail, ngoài việc đảm bảo được về mặt thiết bị, bạn cũng cần thiết lập các cấu hình liên quan:

  • Thiết lập cho máy in hóa đơn.
    Xem hướng dẫn thao tác thực hiện tại Đây.


5. Phân quyền cho người dùng


Việc phân quyền cho người dùng bao gồm các hoạt động:


5.1. Cấu hình nhóm tài khoản


Cấu hình nhóm tài khoản giúp bạn thiết lập các quyền quản trị thông qua các nhóm quyền. Bạn nên định hình các nhóm quyền khác nhau theo hoạt động thực tế và cách thức quản lý của cửa hàng.


Xem hướng dẫn thao tác thực hiện tại Đây.  Trong bài viết, bạn chỉ nên thực hiện thao tác Thêm nhóm tài khoản.


Khuyến cáo
Để hiểu hơn về các quyền và cách phân quyền, bạn nên tham khảo thêm bài viết Hiểu về tài khoản.


5.2. Cấu hình tài khoản


Đây là thao tác cực kỳ quan trọng, để nhân viên bán hàng thực hiện được các thao tác bán hàng. 


Có hai thao tác mà bạn cần thực hiện:

  1. Thêm tài khoản
  2. Thêm vào nhóm tài khoản


Xem hướng dẫn thao tác thực hiện tại Đây.


5.3. Cấu hình khu vực


Cấu hình khu vực không phải là thao tác cần thiết cho việc phân quyền, bạn hoàn toàn có thể bỏ qua. Tuy nhiên, đây là thao tác cần thiết cho cấu hình địa chỉ, mà theo Haravan là thao tác thực hiện quan trọng và bắt buộc thực hiện để bán hàng cho cửa hàng.


Xem hướng dẫn thao tác thực hiện Đây. Trong phần cấu hình khu vực, bạn chỉ nên quan tâm thao tác Tạo khu vực


5.4. Cấu hình địa chỉ


Để nhân viên bán hàng bán hàng được, nhân viên này phải được thêm vào địa chỉ của cửa hàng. Bởi vì bạn đã tạo địa chỉ từ trước đó, trong phần này, bạn chỉ cần Thiết lập nhân viên/nhóm nhân viên quản lý địa chỉ.


Xem hướng dẫn thao tác thực hiện Đây.


5.5. Cấu hình nhóm phân công


Cấu hình nhóm phân công giúp bạn phân việc cho nhân viên một cách hợp lý và hiệu quả theo đúng ý muốn. Để có được các nhóm phân công, bạn thực hiện thao tác Thêm nhóm phân công.


Xem hướng dẫn thao tác thực hiện tại Đây.


GIAI ĐOẠN 2 - BÁN HÀNG 


Các hoạt động trong giai đoạn phù hợp với cấp độ nhân viên. Dù vậy, Chủ sở hữu có thể thực hiện các hoạt động này thay thế cho nhân viên.


Sau khi hoàn thành các thao tác trong giai đoạn này, bạn sẽ nắm bắt được các thao tác bán hàng, các hoạt động liên quan đến bán hàng, in được hóa đơn và biết cách xem các báo cáo doanh số cơ bản.


Việc bán hàng của nhân viên sẽ bao gồm các hoạt động cần thiết sau:


6. Tạo đơn hàng


Hoạt động này được tạo ra khi Khách mua hàng đưa ra yêu cầu và nhân viên bán hàng thực hiện việc tạo đơn hàng trên hệ thống.


Một đơn hàng được tạo ra sẽ bao gồm các hoạt động: thêm sản phẩm vào giỏ hàng, lựa chọn hình thức khuyến mãi, thêm khách hàng, các thông tin cho đơn hàng, lựa chọn phương thức thanh toán


Xem hướng dẫn thao tác thực hiện tại Đây.


7. Thực hiện đổi trả


Khi một đơn hàng đã phát sinh và hoàn thành, việc cho phép đổi trả giúp Khách mua hàng an tâm hơn khi mua hàng. Và khi Khách mua hàng đến cửa hàng để yêu cầu đổi trả, nhân viên bán hàng sẽ thực hiện đổi trả ngay trên hệ thống.


Xem hướng dẫn thao tác thực hiện tại Đây.


8. Báo cáo doanh số


Báo cáo doanh số giúp bạn xem ngay được tình hình hoạt động kinh doanh trong ngày. Báo cáo này được tích hợp trong trang HaraRetail.


Xem hướng dẫn thao tác thực hiện tại Đây.


GIAI ĐOẠN 3 - QUẢN LÝ KHO


Giao đoạn quản lý phù hợp với Nhân viên cấp độ Quản lý hay Chủ sở hữu. Các thao tác trong giai đoạn này cung cấp cho bạn biết cách tạo các phiếu và cách quản lý kho.


Hoạt động trong giai đoạn này bao gồm các hoạt động quản lý:


9. Quản lý Nhà phân phối


Để có thể bán hàng, một điều rõ ràng là bạn cần có hàng hóa. Để có hàng hóa, bạn cần có nhà phân phối, là những nhà cung ứng hàng cho hoạt động kinh doanh cho cửa hàng. 


Việc quản lý Nhà phân phối sẽ giúp bạn nắm bắt được thông tin cũng như biết cách quản lý tốt hơn.


HaraRetail hỗ trợ bạn quản lý Nhà phân phối trực tiếp trên trang Haravan. Thao tác mà bạn cần thực hiện là tạo danh sách Nhà phân phối, và có thể xóa khi cần.


Xem hướng dẫn thao tác thực hiện tại Đây.


10. Quản lý Giá vốn


Giá vốn là một thông số rất quan trọng trong việc quản lý tồn kho. Do đó, Nhà bán hàng cần xác định được các vấn đề:

  1. Có quản lý giá vốn hay không?
  2. Nếu có, quản lý giá vốn như thế nào?


Đối với việc quản lý giá vốn, Nhà bán hàng có thể thực hiện quản lý giá vốn trên một hệ thống quản lý khác, hay trên hệ thống kế toán. Tuy nhiên, Haravan đánh giá việc này gây ra một số gián đoạn hay sai lệch khi thực hiện trên hai hệ thống khác nhau. Chưa kể là, hệ thống của Haravan hỗ trợ Nhà bán hàng quản lý giá vốn ngay trên trang dữ liệu Haravan.


Nếu Nhà bán hàng lựa chọn quản lý giá vốn trên hệ thống của Haravan, có hai điều mà Nhà bán hàng cần biết:

  1. Giá vốn là một thông số nhạy cảm. Chủ cửa hàng có thể không muốn nhân viên đọc thấy. Khi đó, Nhà bán hàng chỉ cần phân quyền cho nhân viên được phép đọc hay không đọc giá vốn.
    Xem thêm về các bài viết:
  2. Thông tin giá vốn được hệ thống ghi nhận thông qua việc nhập giá vốn trên phiếu mua hàng.

    Xem thêm bài hướng dẫn về Phiếu mua hàng.


11. Quản lý Phiếu mua hàng


Phiếu mua hàng trong Haravan được định nghĩa là một chứng từ để ghi nhận nghiệp vụ mua hàng.


Trong giai đoạn này, bạn chỉ cần biết cách tạo phiếu mua hàng và những vấn đề liên quan.


Xem hướng dẫn thao tác thực hiện tại Đây.

12. Quản lý Điều chỉnh


Bạn thực hiện điều chỉnh khi có sai lệch tồn kho, hay cho những trường hợp hàng hóa hỏng hóc, thâm hụt, mua hàng nhận nhiều lần, cần thực hiện điều chỉnh.


Xem hướng dẫn thao tác thực hiện tại Đây. Trong bài viết, bạn chỉ cần tập trung biết cách Tạo phiếu điều chỉnh.


GIAI ĐOẠN 4 - QUẢN LÝ DÒNG TIỀN


Tiền là cái cuối cùng bạn thu lại được sau những đơn hàng. Do đó, việc xem được các báo cáo và biết cách quản lý là việc làm tối quan trọng. 


Các báo cáo này được tích hợp trong trang dữ liệu Haravan, ghi nhận từ tình hình hoạt động thực tế trên cho kênh bán hàng POS.


Các loại báo cáo mà bạn nên xem và quan tâm bao gồm: