Khi thực hiện bán hàng tại cửa hàng, chuyển ca là một thao tác cần thiết để Nhà bán hàng theo dõi ca trực của nhân viên và quản lý doanh thu của cửa hàng trong từng ca trực.


Chức năng chuyển ca cho phép Nhà bán hàng:

  • Theo dõi và quản lý doanh thu cụ thể cho từng ca bán hàng của nhân viên bán hàng tại cửa hàng. 
  • Quản lý dòng tiền cho từng ca bán hàng của nhân viên.
  • Tránh được việc sai sót trong quá trình bán hàng.
  • Tránh được việc nhân viên gian lận khi bán hàng.


Ghi chú
  • Trước khi thực hiện được chức năng chuyển ca, chức năng chuyển ca cần được mở. 
  • Nhà bán hàng cần cấu hình địa chỉ cho bán hàng trong trường hợp có nhiều cửa hàng, chi nhánh khác nhau. 

Chu trình cho nghiệp vụ Chuyển ca bao gồm:

  • Mở ca
  • Điều chỉnh
  • Đóng ca 

Mở ca


Nhân viên mở ca khi bắt đầu ca làm việc.


Để thực hiện: 


  1. Nhân viên vào menu của Hararetail, chọn Chuyển ca
  2. Trong trang Chuyển ca, nhấp chọn vào dấu + để bắt đầu ca. 
  3. Tiếp theo, nhập Tiền tạm ứng đầu caGhi chú (nếu có). Đây là số tiền thực tế có trong két khi nhân viên mở ca.  
  4. Nhấp chọn Xác nhận để bắt đầu ca.


Ghi chú
  • Chức năng mở ca chỉ có thể được thực hiện khi ca bán hàng trước đó đã được đóng ca.
  • Chỉ khi mở chức năng Theo dõi tiền mặt thì Nhân viên mới có thể nhập Tiền tạm ứng đầu ca. Chức năng có tác dụng kiểm soát số tiền mặt có trong két trong mỗi lần chuyển ca.



Điều chỉnh


Nhân viên thực hiện Điều chỉnh khi có sự thay đổi tiền mặt trong quá trình hoạt động trong ca như là Nạp tiền hay Rút tiền.


Việc theo dõi điều chỉnh giúp cho việc kiểm soát số tiền thực tế trong két được chính xác. Đồng thời, tránh được việc gian lận hay sai sót, chênh lệch nếu phát sinh trong quá trình bán hàng.


Để thực hiện chức năng này:,

  1. Trong HaraRetail > chọn menu Chuyển ca.
  2. Nhân viên nhấp vào Điều Chỉnh.
  3. Tùy theo từng trường hợp cụ thể mà Nhà bán hàng có thể: 
    • Rút tiền: Nhà bán hàng nhấp vào thẻ Rút tiền nhập Số tiền rút Ghi chú (nếu có).  Sau đó bấm Xác nhận.
    • Nạp tiền: Nhà bán hàng nhấp vào thẻ Nạp tiền nhập Số tiền nạp Ghi chú (nếu có).  Sau đó bấm Xác nhận.


Số tiền đã rút/nạp sẽ được hệ thống ghi nhận và được tính toán để cho ra kết quả chính xác nhất khi Đóng ca, và từ đó Nhân viên biết được chính xác lượng tiền mặt thực tế có trong két.


Nhân viên có thể thực hiện việc điều chỉnh nhiều lần trong ca bán hàng, chỉ cần bảo đảm số tiền rút ra phải ít hơn số tiền thực tế có trong két.

Sau khi điều chỉnh, hệ thống sẽ tự động ghi nhận lại thời gian thực hiện, nhân viên thực hiện, và số tiền điều chỉnh trong lịch sử hoạt động của ca bán hàng.


Ghi chú
  • Chức năng Điều chỉnh chỉ thực hiện được khi chức năng "Theo dõi tiền mặt" đã được mở trong cấu hình chuyển ca.
  • Chức năng Điều chỉnh chỉ có thể thực hiện nếu ca đó còn trong trạng thái mở.
  • Các hoạt động nap/rút tiền được ghi nhận trong lịch sử của ca bán hàng.


Đóng ca 


Nhân viên thực hiện thao tác như sau:

  1. Khi kết thúc ca bán hàng, Nhân viên lựa chọn chức năng Đóng ca để xác nhận và kiểm tra số tiền thực tế.
  2. Khi chọn nút Đóng ca, Nhân viên sẽ đếm số tiền mặt có trong ca trực và nhập số tiền mặt hiện có trong Số tiền đếm được
  3. Ô Ghi chú giúp Nhân viên chú thích cho các trường hợp phát sinh thêm trong ca.
    Việc viết Ghi chú cho các trường hợp Nạp/Rút tiền được khuyến cáo thực hiện nhằm giúp cho kiểm soát các nguyên nhân khi lượng tiền mặt trong két có sự thay đổi được tốt hơn.
    • Trường hợp Nạp tiền: Hệ thống sẽ ghi nhận lại số tiền được cộng vào. Số tiền được nạp có kí hiệu +
    • Trường hợp Rút tiền: Hệ thống sẽ ghi nhận lại số tiền được lấy ra. Số tiền có kí hiệu -
  4. Sau khi Nhập Số tiền đếm đượcGhi chú, Nhân viên bấm Xác nhận.
  5. Sau khi Xác nhận, Nhân viên có thể lựa chọn Nạp tiền hay Rút tiền tùy theo trường hợp trong ca.
    • Nạp tiền: khi nhân viên nhận thêm tiền mặt vào két
    • Rút tiền: khi nhân viên muốn rút tiền trong ca làm việc


Ghi chú
  • Hệ thống sẽ ghi nhận lại tên của nhân viên mở và đóng ca của cửa hàng, chi nhánh đó.
  • Hệ thống hiển thị khoản tiền rút/nạp khi nhân viên thực hiện thao tác này. Số tiền rút không vượt quá số tiền tối đa đang có.

Xem lịch sử ca bán hàng


Bất ký một ca bán hàng nào, dù đang trong tình trạng mở, hay đã đóng ca, đều có một phần lịch sử được dùng để ghi nhận hoạt động cho ca bán hàng:

  1. Mở ca
  2. Các lần điều chỉnh ca
  3. Đóng ca

Cũng như tổng kết doanh thu của ca bán hàng.


Nhà bán hàng có thể xem lại lịch sử này cho ca hiện hành cũng như những ca bán hàng đã đóng.


Thao tác như sau:

  1. Từ trang HaraRetail > menu Chuyển ca.
  2. Từ danh sách các ca bán hàng, Nhà bán hàng nhấp chọn ca bán hàng cần xem.
  3. Thông tin của ca bán hàng được hiển thị chi tiết.